Privacy Policy

It is important that you pay particular attention to how your data is collected, used, and shared.

This personal data protection policy (the "Policy") illustrates Big Panda's commitment – société à responsabilité limitée (SRL) registered with the Belgian Crossroads Bank for Enterprises under number 525 632 904, with its registered office located at Rue des Rèlis Namurwès, 29 5000 Namur (Belgium) ("Big Panda") – as the data controller, regarding the respect for privacy and the protection of personal data of its users.

Therefore, this personal data protection policy (the "Policy") has been written to inform you about the practices and conditions under which Big Panda collects, uses, and retains your personal data (the "Data").

You will find the various Data that we may collect and process or that you may provide to us when you access and/or use the website https://www.bigpandab2b.com (the "Website") where all the products offered by Big Panda are sold.

Given the constant evolution of laws and regulations concerning technology and the protection of personal data, it is likely that this Policy will be updated.

If you are a user of the Website, you will be informed of any changes via email.

If any provision of this Policy is found to be null or contrary to regulations, it will be considered void, but it will not affect the validity of the other provisions of this Policy.

This Policy applies to the Data collected:

  • Through the Website;
  • Through emails exchanged between Big Panda and you or any other electronic messaging tool;
  • When you create a user account on the Website;
  • When you subscribe to the Website's Newsletter (the "Newsletter").

It does not apply to information collected by third parties or through websites managed by them; including via applications or content (including advertisements) redirecting the user to the Website.

We thank you for carefully reading the Policy to clearly understand our practices regarding the processing of your Data, and we inform you that accessing and/or using our Website necessarily implies acceptance of this Policy.

If you do not agree with this Policy, we invite you not to use our Website.

It is your responsibility to ensure that the Data provided to Big Panda is complete, accurate, and up to date.

1. WHAT DATA IS COLLECTED BY BIG PANDA?

Depending on the nature and purpose of your interaction with Big Panda (creating a user account, subscribing to the Newsletter, filling out contact forms, as well as any potential phone exchanges), we may collect the following Data:

  • Your email address will be required if you wish to create a user account, communicate with us via contact forms, and/or receive our Newsletter;
  • Identity-related Data such as your name, surname, user category, and email address may be requested;
  • Browsing Data: this includes information about how you use the Websites, such as: IP address, browser used, browsing duration, search history, operating system, language, and pages viewed;
  • Data regarding your visits to our Website, including traffic data, log files, and other communication data or resources you use when accessing our Website;
  • Order-related Data: your postal address is necessary for invoice creation. Likewise, your bank or PayPal details will need to be provided for processing your order payment;
  • Data related to the use of social media when you use its features.

 2. HOW IS YOUR DATA COLLECTED?

Data may be collected in various ways on our Website.

Data may be collected directly when you provide it to us through the contact and user account creation forms, Newsletter subscription available on the Website, and/or when you contact us by phone.

When you contact us through these various means, a copy of your exchanges with Big Panda, including email addresses, is made and archived.

Big Panda also collects your Data indirectly through cookies/trackers.

We invite you to read our Cookie Policy, which is designed to help you better understand these technologies and how we use them on our Website and in connection with our services, applications, and tools.

3. WHY IS YOUR DATA COLLECTED?

If you are a regular user, we collect your Data for:

  • To send you our Newsletter and personalized commercial offers if you have consented to them;
  • To allow you to use the interactive features of the Website and make product purchases;
  • To manage orders and execute the contract;
  • To ensure the security and traceability of product purchases;
  • To provide you with information regarding your account (including purchase invoices, order history);
  • To manage your requests submitted through Customer Service (the "SAV");
  • To allow you to leave a review on the Products;
  • To notify you of changes to our Websites or our range of products and services;
  • To comply with our rights and obligations stipulated in contracts concluded with users and for any other legal purpose.

We also use cookies or trackers:

♦ In order to improve your user experience, specifically by:

  • allowing our Website to recognize your device, so you don’t have to provide the same information multiple times to perform the same task;
  • recognizing the username and password you have already provided, so you don’t need to re-enter them on each webpage that requires them.

 ♦ to analyze traffic and data on the Website in order to measure the number of users, make it easier to use, and ensure its ability to respond quickly to your requests.

Refusal to provide certain data may result in the unavailability of some services.

4. WHO PROCESSES YOUR DATA?

Your data is processed by Big Panda's employees responsible for:

  • The management of the Website;
  • The management of support, to answer all your questions;
  • Billing management.

Furthermore, as part of our operations, and for external processing purposes, your data may be shared with subcontractors, service providers, or other third parties, including:

♦ For payment processing

In order to enhance the user experience, Big Panda offers the following payment methods for making purchases on the Website:

  • Online payment by Credit Card (Carte Bleue, Visa Card, Eurocard / Mastercard);
  • Payment via PayPal on Big Panda;
  • Payment by bank transfer on Big Panda.

Payments are processed by our partners (ING Belgium, Stripe, PayPal).

Big Panda does not have access to your login credentials or credit card numbers.

All transactions are secured using SSL encryption, ensuring both the identity of the payment provider and the confidentiality of your data.

♦ For sending our Newsletters

Our email campaigns are managed through the services of SENDINBLUE, 55 Rue d'Amsterdam, 75008 Paris, France.

All the subcontractors, service providers, partners, or other third parties mentioned above are bound by contractual obligations to maintain the confidentiality and protection of the Data and to process it solely for the purposes for which we transmit it to them.

Your Data may be transferred to any buyer or other successor in the event of a merger, sale, restructuring, reorganization, dissolution, or other sale or transfer of part or all of Big Panda's assets due to insolvency, bankruptcy, liquidation, or other processes in which the user data from Big Panda's various websites is among the assets transferred.

Finally, we may also disclose your Data:

  • to comply with any legal mandate, law, or legal process, including government and regulatory requests;
  • if we believe that the disclosure is necessary or appropriate for the protection of the rights, property, or safety of Odoo, its customers, or other stakeholders.

Such disclosure includes the exchange of information with other companies and organizations for the purposes of fraud and counterfeit protection.

Links to third-party websites

The Website may contain links to various websites and social media platforms hosted on third-party servers, managed by individuals or organizations over which Big Panda has no control.

As a result, we cannot be held responsible for how your Data will be stored or used on the servers of these third parties.

We advise you to review the applicable personal data protection policy of each third-party website you access via our Websites to understand how your Data will be used.

5. COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES SONT-ELLES CONSERVÉES ?

Big Panda ne conserve vos Données que pour la durée nécessaire aux finalités exposées à l’Article 3.

Cette durée de conservation n’est pas la même selon les Données en cause, la nature et la finalité de la collecte étant susceptible de faire varier cette durée. De même, certaines obligations légales imposent une durée de conservation spécifique.

Lorsque vous êtes inscrit à la Newsletter, nous conservons votre adresse courriel jusqu’à votre désinscription.

Lorsque vous prenez contact avec Big Panda grâce aux différents formulaires de contact du SAV ou que vous communiquez avec nous par téléphone, vos données seront conservées jusqu’à cinq (5) ans à compter du dernier contact.

S’agissant de votre compte d’utilisateur, vos données de facturation sont conservées pendant dix (10) ans à compter de la date d’achat.

Le reste de vos données seront conservées pendant cinq (5) ans à compter de votre demande de désactivation de votre compte d’utilisateur.

Vos coordonnées de carte bancaire, pour tout achat, seront conservées pendant treize (13) mois à compter de la date de débit, en cas d’éventuelles contestations de la transaction.

Lorsque vous le demandez, votre compte d’utilisateur du Site sera désactivé, puis totalement supprimé à l’issue des durées susmentionnées à compter du jour où vous en avez formulé la demande.

Enfin, s’agissant des Données collectées au moyen des cookies ou traceurs, elles seront conservées jusqu’à six (6) mois pour les cookies ou traceurs mesurant l’audience et jusqu’à treize (13) mois pour les autres.

Au-delà des durées de conservation susmentionnées, vos Données seront anonymisées pour être conservées à des fins exclusivement statistiques.

6. COMMENT VOS DONNÉES SONT-ELLES PROT ÉGÉES ?

Vos Données sont conservées sur des serveurs sécurisés et protégés par des pare-feu et antivirus.

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles destinées à garantir la sécurité et la confidentialité de vos Données contre toute perte accidentelle et contre tout accès, utilisation, modification et divulgation non autorisé.

Compte tenu des particularités inhérentes à Internet, il nous est toutefois impossible de garantir la sécurité optimale des échanges d’informations sur ce réseau.

Nous nous efforçons de protéger vos Données, mais nous ne pouvons garantir la sécurité absolue des informations transmises au Site. Vous convenez que vous transmettez vos Données à vos propres risques.

Nous ne pouvons être tenus responsables du non-respect des paramètres de confidentialité ou des mesures de sécurité en place sur notre Site.

A ce titre, vous convenez que la sécurité de vos informations est également de votre ressort. Par exemple, il vous incombe de garder secret le mot de passe vous permettant d’accéder à votre compte d’utilisateur.

Ne le divulguez en aucun cas à des tiers. De même, soyez vigilant lorsque vous divulguez des informations dans les sections publiques du Site, ces dernières pouvant être consultées par n’importe quel utilisateur du Site.

7. QUELS SONT VOS DROITS ?

Vous pouvez choisir comment les Données que vous nous transmettez sont utilisées :

  • Vous pouvez naviguer sur notre Site sans fournir de Données. Le cas échéant, vous ne pourrez pas utiliser certaines fonctionnalités du Site et notamment, procéder à des achats (si vous êtes un simple utilisateur) et/ou à des téléchargements de Connecteurs sur le Site.
  • Vous pouvez refuser de communiquer vos coordonnées bancaires ou PayPal et/ou votre adresse postale. Dans ce cas, vous ne pourrez pas effectuer d’achat.
  • Vous pouvez décider de ne plus recevoir la Newsletter ainsi que nos offres personnalisées : il vous suffit alors de vous connecter à votre compte d’utilisateur du Site ou de cliquer sur le lien présent dans le courriel qui vous est adressé.
  • Vous pouvez décider de ne plus recevoir les offres commerciales personnalisées qui vous sont adressées par nos Partenaires. Il vous suffira alors de vous opposer à cette prospection par tous les moyens mis à disposition par ces derniers.
  • Lorsque vous laissez un avis sur la page du produit que vous avez acheté, vous avez la possibilité d’utiliser un pseudonyme,
  • Vous pouvez décider de ne pas fournir votre adresse mail au SAV. Sachez alors que vous ne pourrez pas obtenir de réponse de la part de Big Panda.

En tout état de cause, vous avez la possibilité d’accéder à votre compte d’utilisateur à tout moment pour consulter ou mettre à jour vos Données et vous désinscrire à notre Newsletter.

Conformément aux dispositions de la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, en particulier le règlement européen 2016/679 sur la protection des Données (le « RGPD »), vous disposez d’un droit d’accès et d’un droit de rectification sur vos Données.

Vous disposez également du droit de définir des directives relatives au sort de vos Données en cas de décès.

De plus, sous réserve des conditions prévues par ladite règlementation pour l’exercice de ces droits, vous bénéficiez :

  • D’un droit à l’effacement de vos Données ;
  • D’un droit à la limitation du traitement de vos Données ;
  • D’un droit d’opposition au traitement de vos Données pour des motifs légitimes, conformément à l’article 21 du RGPD ;
  • D’un droit à la portabilité sur les Données que vous avez fournies (pour les traitements automatisés fondés sur le consentement ou l’exécution d’un contrat) ;
  • Du droit au retrait du consentement, lorsque celui-ci vous avez été demandé.

Lorsque le traitement de vos Données est effectué sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.

Vous reconnaissez toutefois que les traitements effectués avant la révocation de votre consentement demeurent parfaitement valables.

Vous disposez également d’un droit d’opposition sans motif à ce que Big Panda procède à un profilage sur la base de vos Données dans le cadre de l’envoi de contenus ou de communications à des fins de prospection commerciale.

Toutefois, conformément à l’article 12.6 du RGPD, pour l’exercice de ces droits, Big Panda, en tant que responsable de traitement, se réserve le droit de vous demander de justifier votre identité. Nous vous informons que les données permettant de justifier votre identité seront supprimées une fois que nous aurons répondu à votre requête.

Vous pouvez exercer ces droits en adressant un courriel en français, en néerlandais ou en anglais à : info@bigpanda.be

ou à l’adresse suivante :

Big Panda - Service Réclamation Données Personnelles

Rue des Rèlis Namurwès, 29 - 5000 Namur, Belgique

Nous disposons d’un délai d’un mois pour répondre à toute demande relative à l’exercice de vos droits. Ce délai peut être prorogé de deux mois, en raison de la complexité ou du trop grand nombre de demandes.

8. BIG PANDA OPÈRE-T-ELLE UN TRANSFERT DE MES DONNÉES EN DEHORS DE L’UNION EUROPÉENNE ?

Les Données collectées dans le cadre de l’utilisation du Site sont hébergées par la société Odoo SA – Chaussée de Namur, 40 1367 Ramillies, Belgique. En utilisant le Site, vous acceptez donc que vos Données soient transférées sur ces serveurs.